A la hora de hablar, escribir o comunicarnos en español tenemos la posibilidad de emplear dos registros: formal e informal. La elección entre uno u otro depende siempre del lugar, de la situación comunicativa y, también, del tipo de receptor; esto es, del grado de confianza y familiaridad que podamos mantener con él.
En esta lección de unPROFESOR vamos a centrar nuestro análisis en el estudio de la estructura de una carta formal. Y para ello, primero comenzaremos repasando el concepto de registro formal, sus características principales y, por último, analizaremos cuáles son los elementos principales que no deben faltar en una carta formal.
¿Qué es el registro formal?
Como hemos dicho antes en la introducción, el registro formal se opone directamente al registro informal, propio de las situaciones cotidianas en las que nos comunicamos con nuestros familiares y amigos más cercanos.
En cambio, el registro formal es el registro que utilizamos para transmitir un mensaje en una situación comunicativa seria o importante, en la que estamos hablamos con receptores con los que no tenemos confianza, o bien no conocemos o incluso, pertenecen a una categoría social o laboral superior a la nuestra.
El registro formal puede utilizarse tanto a nivel oral, en una reunión de trabajo con nuestro jefe, por ejemplo, o bien a nivel escrito, cuando tenemos que comunicar una propuesta a un directivo de otra empresa o bien solicitar un documento a una administración pública, entre otras muchas situaciones.
La carta formal
Una carta formal es un documento que escribimos a una(s) persona(s) o entidad que no conocemos o bien que supone un organismo autoritario al cual debemos mostrar un grado de respeto y cordialidad, tratando el tema del que escribimos con formalidad. Asimismo, una carta formal supone un tipo de texto informativo, puesto que a través de ella comunicamos una decisión o bien pedimos información relativa a algo.
Una de las principales características de las cartas formales es que deben ser claras, breves y concisas; es decir la información tiene que ser fácilmente comprensible por parte del receptor y al mismo tiempo, tiene que estar claramente estructurada y organizadas en diferentes apartados, que veremos a continuación. Se trata de un tipo de texto que forma parte del género epistolar.
Elementos que constituyen una carta formal
Las partes fundamentales en la estructura de una carta formal son las siguientes:
- Fecha: la carta formal debe comenzar con una fecha, que es lo primero que debe escribirse, justo en el margen superior, bien derecho o izquierdo.
- Encabezado: debajo de la fecha, debemos colocar el nombre de la persona a la que va dirigida nuestra carta, así como su cargo o el puesto que ocupa dentro de la empresa u entidad en la que trabaje.
- Fórmula de saludo: antes de empezar propiamente a redactar nuestra carta formal, debemos comenzar con un saludo cortés y formal, como por ejemplo "Estimado Sr. Director".
- Presentación del motivo de la carta: el primer párrafo de la carta formal debe contener un breve resumen del porqué de la redacción de la misma; es decir, tenemos que explicar de manera clara y concisa el motivo de nuestra carta. Para ello, podemos utilizar fórmulas para comenzar como: "Me dirijo a usted para solicitarle..."; "Le escribo con motivo de...", etc.
- Cuerpo: después del párrafo introductorio, pasamos a redactar propiamente nuestra carta formal, teniendo en cuenta que no debe ser muy larga ni compleja de leer, por lo que es necesario utilizar un lenguaje formal y claro, dando datos importantes para la comprensión de la misma.
- Despedida y agradecimiento: para terminar nuestra carta formal, debemos concluir con un breve párrafo en el que agradezcamos a nuestro receptor el tiempo que ha destinado a la lectura de la misiva y señalando que esta se acaba. Para ello, debemos hacer una breve síntesis que recoja la información anterior más importante.
- Firma: por último, el final de la carta formal debe llevar estampada la firma, junto con el nombre y el cargo del emisor del mensaje.
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- Bezus, S. CARTA FORMAL.
- Delgado Fajardo, S. J. (2018). Descubriendo la carta (Master's thesis, Universidad Nacional de Educación).