Qué es una carta formal y sus características

Una carta formal es un medio de comunicación que requiere de un emisor y receptor (de dos personas), que requiera de algún tipo de nivel de formalidad al hablar, siempre y cuando se obedezca a ser: breve, objetivo y veraz.

Esta es la definición oficial de carta formal. En otras palabras, una carta formal es un texto escrito que va dirigido a alguien desconocido o de más autoridad que nosotros, con la finalidad principal de transmitirle una información o hacerle llegar una petición.

Siempre tiene que haber alguna razón por la que nos estamos dirigiendo a esa persona, es decir, que no la estamos haciendo por placer, a diferencia de si estuviéramos escribiendo a un amigo.

Las cartas formales tienen una estructura y unas características muy estrictas que se deben mantener. Si la carta careciera de alguna de estas características, sería descartada como carta formal. Además, este tipo de textos debe cumplir con unos mínimos de calidad, estructura y lenguaje.

Estas cartas suelen ser utilizadas en el ámbito profesional y académico, haciendo que las ideas que se presenten en el escrito estén muy claras y ordenadas, de manera que sean de fácil entendimiento para el lector.

Imagen: Pinterest

Las cartas formales tienen unas características muy marcadas que será necesario que el escritor siga, a modo de lograr su objetivo. El formato en el que escribamos la carta será muy importante, pero el contenido también lo es y este debe ser lo más objetivo y formal posible.

Estas son las características de una carta formal más destacadas.

Debe tener como objetivo informar al lector

La mayoría de veces, las cartas formales contienen información que el receptor debe conocer. El aspecto sobre el que hablan puede ser desconocido para el lector o ya conocido. Como hemos mencionado anteriormente, este tipo de cartas se utilizan en el mundo profesional y académico a fin de transmitir información a la otra persona y nunca con el objetivo de intentar entablar una relación con el lector o de generarle ciertas emociones.

El lenguaje es formal

Las cartas formales van dirigidas a algún tipo de autoridad, por eso es imprescindible que escribamos con un lenguaje formal y respetuoso, teniendo en cuenta la cultura en la que vivimos. Siempre que se escriba una carta formal, sin importar el objetivo, esta debe ser escrita de manera educada, usando buenas formas, la cortesía y la diplomacia.

Una de las mejores maneras de escribir lenguaje formal es emplear la tercera persona para dirigirnos al lector. En vez de escribir "yo te recomiendo" deberíamos escribir "yo le recomiendo", aunque actualmente en las cartas formales no está prohibido el uso de la primera persona, si se hace con cuidado.

Debe contener un mensaje concreto

Otra de las características de una carta formal es que debe tener un mensaje concreto. Y es que es bueno que cuando enviemos una carta formal, esta solamente tenga un único objetivo, para asegurarnos de que el mensaje se ha entendido correctamente. Es relevante evitar las repeticiones, dar vueltas acerca de un tema o las frases paja que no son estrictamente necesarias.

Escribe cartas formales cortas

Es importante saber resumir el contenido en una carta formal para que esta nos quede lo más corta y precisa posible. Incluso dentro de la carta, deberemos procurar escribir frases cortas y párrafos no demasiado extensos, de manera que al receptor le sea muy fácil la lectura.

Expresión entendible

Cuando hablamos de formalidad, no estamos hablando de utilizar palabras que no se entienden, sino que debemos procurar que el lector entienda todas las palabras que hemos escrito sin esfuerzo.

Sigue la estructura

Y la última de las características de una carta formal es la estructura:

• El membrete: se sitúa en la parte izquierda y se refiere a los datos de la persona que envía la carta.
• El destinatario: hace referencia a los datos de la persona a quien enviamos la carta.
• El lugar y fecha de redacción: aparecerá en el extremo superior derecho, citando primero la ciudad seguida de la fecha.
• El encabezado: nos dirigiremos al destinatario de manera respetuosa, empleando términos formales y de cortesía como "estimado Sr. López" seguido siempre de dos puntos.
• La introducción: se hará mención de manera concreta de cuál es el propósito de la carta.
• El cuerpo: punto donde se desarrollará el mensaje principal de la carta, es la parte más extensa.
• La despedida o cierre: utilizando términos cordiales y de cortesía como por ejemplo “atentamente” o “un cordial saludo”.
• La firma: donde normalmente aparecerá el nombre y el cargo de la persona que envía la carta.

Este es un ejemplo de carta formal.

Ciudad de México a 19 de mayo de 2016

Lic. Guadalupe Hinojosa

Aguas del Valle

PRESENTE

Por medio de la presente, le solicito amablemente gire sus instrucciones a quien corresponda, a fin de que se restituya el tipo de cobro de comercial a doméstico en la tarifa del medidor 00112233 de la cuenta 44-55-66 con dirección Gante 18, Colonia Centro, C.P. 16000.

Lo anterior ya se había solicitado con fecha 13 de enero de 2015, habiendo habido una inspección el 26 de febrero de 2015; sin embargo, en la boleta con fecha límite de pago 26 de mayo de 2016, correspondiente al tercer bimestre de 2016, se está cobrando una cuota mixta, cuando no existe ningún tipo de negocio en esta propiedad.

Por lo anterior, le agradezco de antemano se rectifique el tipo uso y el cobro de dicho bimestre, así como boletas subsecuentes, y se aplique la tarifa correspondiente.

Finalmente, le reafirmo mi disposición para que lo antes mencionado sea verificado. Sin más por el momento, agradezco su atención y quedo a sus órdenes.

 

ATENTAMENTE

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Juan Martínez

Tel. 55 1234 6789

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