Estructura de una carta formal

Como hemos dicho antes en la introducción, el registro formal se opone directamente al registro informal, propio de las situaciones cotidianas en las que nos comunicamos con nuestros familiares y amigos más cercanos.

En cambio, el registro formal es el registro que utilizamos para transmitir un mensaje en una situación comunicativa seria o importante, en la que estamos hablamos con receptores con los que no tenemos confianza, o bien no conocemos o incluso, pertenecen a una categoría social o laboral superior a la nuestra.

El registro formal puede utilizarse tanto a nivel oral, en una reunión de trabajo con nuestro jefe, por ejemplo, o bien a nivel escrito, cuando tenemos que comunicar una propuesta a un directivo de otra empresa o bien solicitar un documento a una administración pública, entre otras muchas situaciones.

Imagen: Agrega

Redactar una carta formal puede parecer bastante difícil, pero podemos hacer que se vuelva sencillo siguiendo una estructura básica, que puedes ajustar según el propósito de tu mensaje. La estructura carta formal es la siguiente.

Membrete

El membrete va en la parte superior derecha e incluye tu nombre, dirección y título. Estos datos se presentan en columna, con una línea para cada elemento, por ejemplo, nombre en la primera línea y título en la segunda.

Fecha y lugar

Escribe la fecha y lugar en la parte izquierda, en una frase como «En [ciudad], a [día] de [mes] de [año]». Esto es importante para cartas con acuse de recibo o registro.

Destinatario

Añade los datos del destinatario a la izquierda en formato columna, como en el membrete. Puedes usar «Para:» o «A la atención de:» si deseas más claridad.

Asunto

El asunto anticipa el contenido de la carta. Úsalo solo si es breve y específico, como «Reclamación del pedido A0000».

Texto principal

• El tema principal se debe desarrollar en varias partes:
• Saludo: Mantén un tono formal, por ejemplo, «Estimado/a Sr./Sra. XX».
• Introducción: Expón el motivo de la carta de forma breve.
• Desarrollo: Detalla la información necesaria, ajustándote al tipo de carta.
• Cierre: Concluye con una fórmula cortés, como «Quedo a la espera de su respuesta».

Despedida

Usa una fórmula formal como «Atentamente» y añade tus datos (nombre y título), junto a tu firma. Puedes colocar esta despedida a la derecha y tu firma a la izquierda o centrada, unas líneas abajo.

Una carta formal es un documento que escribimos a una(s) persona(s) o entidad que no conocemos o bien que supone un organismo autoritario al cual debemos mostrar un grado de respeto y cordialidad, tratando el tema del que escribimos con formalidad. Asimismo, una carta formal supone un tipo de texto informativo, puesto que a través de ella comunicamos una decisión o bien pedimos información relativa a algo.

Una de las principales características de las cartas formales es que deben ser claras, breves y concisas; es decir la información tiene que ser fácilmente comprensible por parte del receptor y al mismo tiempo, tiene que estar claramente estructurada y organizadas en diferentes apartados, que veremos a continuación. Se trata de un tipo de texto que forma parte del género epistolar.

Aquí te contamos qué es una carta formal y sus características.

Las partes fundamentales en la estructura de una carta formal son las siguientes:

• Fecha: la carta formal debe comenzar con una fecha, que es lo primero que debe escribirse, justo en el margen superior, bien derecho o izquierdo.
• Encabezado: debajo de la fecha, debemos colocar el nombre de la persona a la que va dirigida nuestra carta, así como su cargo o el puesto que ocupa dentro de la empresa u entidad en la que trabaje.
• Fórmula de saludo: antes de empezar propiamente a redactar nuestra carta formal, debemos comenzar con un saludo cortés y formal, como por ejemplo "Estimado Sr. Director".
• Presentación del motivo de la carta: el primer párrafo de la carta formal debe contener un breve resumen del porqué de la redacción de la misma; es decir, tenemos que explicar de manera clara y concisa el motivo de nuestra carta. Para ello, podemos utilizar fórmulas para comenzar como: "Me dirijo a usted para solicitarle..."; "Le escribo con motivo de...", etc.
• Cuerpo: después del párrafo introductorio, pasamos a redactar propiamente nuestra carta formal, teniendo en cuenta que no debe ser muy larga ni compleja de leer, por lo que es necesario utilizar un lenguaje formal y claro, dando datos importantes para la comprensión de la misma.
• Despedida y agradecimiento: para terminar nuestra carta formal, debemos concluir con un breve párrafo en el que agradezcamos a nuestro receptor el tiempo que ha destinado a la lectura de la misiva y señalando que esta se acaba. Para ello, debemos hacer una breve síntesis que recoja la información anterior más importante.
• Firma: por último, el final de la carta formal debe llevar estampada la firma, junto con el nombre y el cargo del emisor del mensaje.

Imagen: Aprendiendo el Español

Antes de nada debes saber que, cuando se trata de una carta formal, es esencial respetar las normas de ortografía, gramática y sintaxis. Con esto en mente, puedes seguir este paso a paso que te ayudará a cómo hacer una carta.

Redacta el encabezado

Comienza con un encabezado adecuado, en el que se indique el nombre, cargo (si corresponde) y datos de contacto de la persona a quien va dirigida la carta. Si es para una empresa o institución pública, incluye también el departamento al que pertenece. También puedes hacer una breve mención del tema que tratarás en el mensaje.

Saludo formal

El saludo debe dirigirse exclusivamente al destinatario de forma respetuosa y formal, seguido de dos puntos. A continuación, inicia el cuerpo de la carta en un renglón aparte.

Primer párrafo

En el primer párrafo, presenta el motivo de tu carta. Explica claramente la razón por la que escribes y ofrece argumentos que ayuden a contextualizar tu postura.

Segundo párrafo

Usa el siguiente párrafo para explicar qué esperas o necesitas como respuesta, solución o apoyo. Expón tus ideas de manera breve y precisa, utilizando un lenguaje profesional adecuado.

Despedida

Finaliza con una despedida formal, agradeciendo el tiempo y atención del destinatario. Firma con tu nombre y, si aplica, tu cargo, para asegurar una identificación completa.

Aquí te contamos paso a paso cómo hacer una carta formal con ejemplos.

La introducción de una carta formal es esencial, ya que marca el inicio y establece el propósito del mensaje. En esta sección, debemos presentar de forma breve y clara el motivo principal de la carta, dando el contexto necesario para que el destinatario comprenda de inmediato de qué se trata.

También puedes mencionar las razones, hechos o datos importantes que justifiquen la comunicación, pero sin entrar en detalles profundos, ya que estos se desarrollarán más adelante en la carta. Una introducción bien estructurada ayuda a captar la atención del lector y facilita que reciba el mensaje correctamente.

Ejemplo de introducción para una carta formal

Estimado Sr. López:

Me dirijo a usted en mi calidad de gerente de ventas de la empresa XYZ para informarle sobre una situación reciente relacionada con el pedido número 4567, el cual, según nuestros registros, ha sufrido un retraso en la entrega. Le escribo con el objetivo de ofrecerle una solución y asegurarme de que reciba su pedido a la mayor brevedad posible.

Existen varios tipos de cartas formales, ya que cada una de ellas cumple un propósito específico. A continuación, te presentamos algunos de los tipos de cartas formales más comunes:

1. Carta de venta: Se utiliza para promocionar un producto o servicio, a fin de captar posibles clientes, distribuidores o socios. Esta carta tiene un enfoque comercial.
2. Carta de reclamación: Sirve para presentar una queja por el mal estado de un producto o la calidad de un servicio. Suelen usarse para solicitar reembolsos o reemplazos.
3. Carta de admisión: Esta carta comunica la aceptación en una institución educativa o la incorporación a una empresa. Su objetivo es informativo.
4. Carta de despido: Este tipo de carta es utilizada por una empresa para notificar el fin de la relación laboral, explicando los motivos y detallando aspectos como liquidaciones pendientes. También es de carácter informativo.
5. Carta de renuncia: Escrita por el trabajador para comunicar su decisión de dejar un empleo, finalizando la relación laboral de manera formal.
6. Carta de motivación: Documento en el que el candidato destaca sus habilidades y logros al solicitar un puesto de trabajo o una beca, buscando resaltar frente a otros aspirantes.

Una carta formal dice mucho sobre quién la envía. Por ello, además de redactarla adecuadamente, hay que cuidar algunos elementos clave:

• El sobre: Es necesario para enviar cartas por correo postal. Las empresas suelen personalizarlos con su logotipo y datos de contacto (dirección o teléfono). El sobre debe llevar un sello o, si es el caso, estar franqueado.
• El papel: Algunas organizaciones utilizan papel con su membrete preimpreso, para ahorrar tiempo y proyectar una imagen profesional.
• El plegado: Si la carta se envía en papel, suele doblarse en tres partes. El tercio superior debe quedar al frente para que, al abrir el sobre, el destinatario vea de inmediato el contenido sin girar la hoja.
• La redacción: Además, es básico cuidar la redacción. La forma de escribir y expresarse puede transmitir mucho sobre el remitente, desde su estilo hasta su profesionalidad. Un estilo claro, preciso y bien estructurado es esencial para lograr los objetivos de una carta formal.

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